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Workflow documentale

Un workflow (flusso di lavoro) identifica il modello digitale di un processo razionalizzato e suddiviso in task (attività da svolgere).
Il processo può essere composto da task automatici che non necessitano di un intervento decisionale umano, ma bensì delle semplici regole di automazione e attivazione.

Un workflow documentale è un flusso di lavoro documentale che permette di seguire il ciclo di vita di un documento passo dopo passo. in questo modo il documento può essere: acquisito, autenticato, protocollato, modificato ed archiviato per usi successivi.

In sintesi per mappare un processo occorre:

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Definire i flussi e le diverse attività (automatiche e non)
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Identificare i dati
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Individuare i soggetti/organizzazioni coinvolti

GESTIONE

Un workflow è composto dai seguenti elementi:

TASK

I task sono le attività correlate che costituiscono un flusso di lavoro. Possono essere eseguite manualmente oppure automatizzate da un sistema IT.

REGOLE

Ogni task è definito da regole ovvero condizioni, tempistiche ed azioni previste secondo procedura.

ESITO

Gli utenti a seconda dei permessi e compiti assegnati, determinano l’esito di un’attività secondo regole prestabilite, anche acquisendo ulteriori informazioni da altri sistemi.

VANTAGGI

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Archiviazione organizzata di documenti ed informazioni

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Livelli di sicurezza: stati, versioning, utenza

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Conservazione sostitutiva elettronica a norma

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Diminuzione dei tempi di consultazione

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Ottimizzazione dei tempi di lavoro

Ambiti applicativi:

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