Workflow documentale
Un workflow (flusso di lavoro) identifica il modello digitale di un processo razionalizzato e suddiviso in task (attività da svolgere).
Il processo può essere composto da task automatici che non necessitano di un intervento decisionale umano, ma bensì delle semplici regole di automazione e attivazione.
Un workflow documentale è un flusso di lavoro documentale che permette di seguire il ciclo di vita di un documento passo dopo passo. in questo modo il documento può essere: acquisito, autenticato, protocollato, modificato ed archiviato per usi successivi.
In sintesi per mappare un processo occorre:
Definire i flussi e le diverse attività (automatiche e non)
Identificare i dati
Individuare i soggetti/organizzazioni coinvolti
GESTIONE
Un workflow è composto dai seguenti elementi:
TASK
I task sono le attività correlate che costituiscono un flusso di lavoro. Possono essere eseguite manualmente oppure automatizzate da un sistema IT.
REGOLE
Ogni task è definito da regole ovvero condizioni, tempistiche ed azioni previste secondo procedura.
ESITO
Gli utenti a seconda dei permessi e compiti assegnati, determinano l’esito di un’attività secondo regole prestabilite, anche acquisendo ulteriori informazioni da altri sistemi.
VANTAGGI
Archiviazione organizzata di documenti ed informazioni
Livelli di sicurezza: stati, versioning, utenza
Conservazione sostitutiva elettronica a norma
Diminuzione dei tempi di consultazione
Ottimizzazione dei tempi di lavoro
Ambiti applicativi:
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